Desde marzo de 2020 la pandemia del Covid-19 ha forzado a las compañías a adoptar nuevas modalidades de trabajo que si bien se venían ya adoptando en algunas empresas muchas no habían comenzado a recorrer este camino y se han visto obligadas a ello. La pandemia ha puesto algo de relieve que es evidente y es que las opciones de trabajo flexibles permiten una mayor conciliación de la vida personal y laboral, no ofrecer este beneficio te pone a la cola en satisfacción de tus empleados, el principal activo de una empresa, digan lo que digan. Por los principios en los que están basadas las metodologías ágiles de gestión de proyectos son éstas las que claramente mejor se acoplan a la nueva forma de trabajar.
Estas metodologías están centradas en las personas y en la responsabilidad que tiene el individuo en desempeñar su trabajo. Pero, ¿por qué tienen la sensación muchos empleados de que no funciona? ¿por qué tienen la impresión de que las metodologías ágiles añaden trabajo y no eficiencia?, ¿por qué afirman que trabajando desde casa se “echan más horas”?, no atender a estas preguntas puede llevar a un empresa a fracasar en algo tan importante como es aumentar la satisfacción de sus empleados y alcanzar mayores niveles de eficiencia.
Vayamos hasta el fondo de la cuestión y veamos cómo realmente las metodologías ágiles atendiendo a sus principios fundacionales mejoran la gestión del tiempo y eficientan la ejecución de tareas.
Porque la agilidad no es más que pensar de manera crítica y aplicar el sentido común a la gestión de tareas, no puede ser de otra manera que haciendo las cosas con criterio ganemos en eficiencia en la gestión de nuestro tiempo. Estos son los principios del pensamiento que en su aplicación nos hacen ser dueños de nuestro tiempo:
1. Visualizar el trabajo, de hecho, Kanban, metodología propuesta por Toyota a mediados del siglo pasado para ganar agilidad en la fabricación de coches, significa Tarjeta (Kan) Visual (Ban).
- Todas las tareas deben estar listadas y descritas con el mayor nivel de detalle, mayor detalle cuanto más cerca es la hora de acometer la tarea.
- Visualizar el trabajo permite priorizar las tareas de mayor urgencia, permite seleccionar también las que se pueden realizar con menor esfuerzo, e incluso descartar aquellas que con el tiempo dejan de ser necesarias.
- Trabajando en equipo visualizar el trabajo permite identificar tareas atascadas, dependencias de otras tareas, bloqueos, ineficiencias.
- En la gestión de proyectos, el hecho de que este todo descrito en un mismo lugar elimina reuniones, correos, llamadas innecesarias.
2. Cuando seleccionamos la tarea que vamos a realizar, esta tiene que estar 100% definida, debemos poder llevarla a cabo completamente, de principio a fin, sin que queden ambigüedades. Una vez la comencemos a realizar aparecerán problemas externos a nosotros que nos harán perder el tiempo intentando resolverlos, impidiéndonos centrarnos en cosas que sí están definidas. Un ejemplo ilustrativo; Queremos expedir un título universitario. ¿Cuántas cosas deberíamos conocer antes de personarnos en la administración?
- ¿Piden cita previa?
- ¿Cuál es el horario?
- ¿Hay pago de tasas?
- ¿Tengo todos los documentos que necesito?, resguardo, foto de carnet, dni…
No hacer el trabajo previo de detallar la tarea podría conllevar un viaje en balde a la universidad con el malgasto de tiempo que eso supondría.
3. Seleccionamos para realizar una única tarea, y comenzamos la siguiente al terminar la anterior. Tener muchas tareas en progreso disminuye la eficiencia. Comenzar muchas tareas, pero no finalizar ninguna es un problema, ¿estaba la tarea clara? ¿Era importante?
El cerebro trabaja mucho mejor centrado en una única cosa, de hecho, es altamente recomendable que cuando estamos enfocados en una sola tarea, no atendamos el móvil, ni el correo, que nos centremos 100% a realizarlas. Tras una distracción, el cerebro tarda minutos en recobrar otra vez la concentración plena.
Permitir al cerebro concentrarse de tal manera que le permita entrar en estado de trance, o lo que Mihaly csikszentmihalyi llama “el estado de flujo,” es el momento en el que mayor productividad se alcanza. Por lo que no queremos romper el estado de flujo saltando de una tarea a la otra o distrayéndonos con elementos externos.
4. Amar lo que hacemos, quizá sea el mayor indicador de productividad, si odiamos lo que hacemos, nunca ganaremos en agilidad y la procastinación será constante. Amando, o encontrando satisfacción en lo que hacemos entraremos en estado flujo más fácilmente, incluso se podría formular, al contrario, la felicidad se alcanza cuando fluyes, como lo hacen escritores, pintores, programadores…
5. Las cosas se hacen bien la primera. Cuando hagamos algo no pensemos en que ya lo mejoraremos más tarde porque nunca lo haremos por voluntad propia, nos volverá ese trabajo mal hecho en formato de resolución de problemas constante. Cuando nos pongamos con algo hay que secarlo perfecto a la primera, mucha gente piensa que agilidad puede ser sinónimo de mala calidad y todo lo contrario. En el desarrollo de software, si hacemos algo de mala calidad esto volverá sobre nosotros constantemente en forma de errores de código, de hecho, es muy normal que se encuentre alguna etiqueta en el código que diga “arreglar más tarde” “sustituir por valor bueno cuando lo tenga”, etc. La agilidad no debe comprometer la calidad, y calidad = tiempo. Es mejor comprometerse en algo más pequeño y entregar calidad que ser muy ambicioso y entregar algo malo.
6. Enfocarse en el valor. No ejecutar ninguna tarea que no aporte valor, cada vez que pensemos una nueva tarea esta debe acercarme algo más al objetivo, sino es así debemos eliminarla de la “to do” list. Esto puede extrapolarse incluso a la vida personal, no hacer nada que no aporte a valor a mi persona. Fumar, redes sociales, televisión basura, consumo de tiempo innecesario o incluso perjudicial para la salud.
7. Trabajar iterativamente (“Lean”), el valor hay que ponerlo lo antes posible a prueba ante el mundo. Este concepto es muy utilizado en las start-ups. Queremos hacer lo que más valor tenga de una empresa y ponerlo a prueba ante el mercado así recibir el feedback de nuestros clientes lo antes posible. No poner a prueba nuestro trabajo puede hacernos malgastar mucho tiempo pensando en cómo quería las cosas la persona dueñas del producto. Una presentación a un jefe, una aplicación para una start-up, un logo para empresa, etc.
8. Si quieres gestionar bien tu tiempo EMPODÉRATE. Sé un adulto, toma tus propias decisiones, responsabilízate de tus tareas, no son de nadie más. Si estás en un trabajo en el que no tratan como adulto, plantéate cambiarlo. Sé responsable de la calidad de tu trabajo, tuya y de nadie más es la culpa si no tiene calidad suficiente. Elige tú tarea y selecciónala libremente, que nadie te la imponga. Decía Jorge Bucay, “no hagas nunca nada no quieras hacer, siempre puedes aplicarlo, lo peor que puede pasarte es morirte.”
